10 Cara Cerdas Menurunkan Biaya Operasional Perusahaan

Ilustrasi biaya operasional perusahaan

Apakah perusahaan Anda sedang mengalami pembengkakan pengeluaran bahkan sampai kerugian? Coba periksa laporan pengeluaran perusahaan dengan teliti.

Banyak faktor yang membuat pengeluaran perusahaan membengkak, seperti biaya produksi, operasional, distribusi atau biaya pemasaran.

Biaya operasional yang tinggi tapi tidak diimbangi dengan pemasukan yang besar misalnya, akan berdampak pada kerugian.

Perlu sebuah kebijakan yang masuk akal untuk menekan pengeluaran perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan memotong gaji karyawan karena alasan merugi.

Lantas, upaya apa yang dapat dilakukan oleh CEO, direktur, atau manajer untuk menekan kerugian perusahaan?

Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah menurunkan biaya operasional.

Jika Anda masih bingung bagaimana cara menurunkan biaya operasional (reduce cost) perusahaan Anda, berikut 10 cara cerdas yang layak Anda coba.

1. Mengurangi jumlah rapat di hotel-hotel berbintang

Setiap perusahaan sering kali mengadakan rapat untuk membahas sebuah permasalahan atau isu perusahaan.

Memang perlu sebuah tempat yang nyaman agar setiap anggota rapat bisa fokus dan terinspirasi untuk menghasilkan solusi yang pas atau strategi yang jitu.

Untuk itu, banyak perusahaan yang memesan ruangan rapat di hotel-hotel berbintang dengan pertimbangan memberikan kenyamanan bagi anggota rapat.

Ternyata hal ini malah berdampak pada peningkatan pengeluaran perusahaan yang jauh lebih besar.

Periksalah baik-baik apakah keputusan-keputusan yang diambil setelah mengadakan rapat di hotel berbintang berpengaruh besar terhadap kemajuan perusahaan?

Jika tidak, Anda wajib mengurangi jumlah rapat di hotel-hotel berbintang.

Daripada menyewa ruangan rapat di hotel berbintang dengan biaya tinggi, lebih baik Anda manfaatkan ruangan di perusahaan Anda.

Dengan melihat tujuan rapat dan jumlah anggota rapat, pilih ruangan dengan fasilitas memadai di kantor Anda dan atur sebagai ruangan rapat.

2. Membuat kebijakan menggunakan pesawat kelas ekonomi

Cara cerdas kedua yang dapat dilakukan untuk menurunkan biaya operasional perusahaan adalah menetapkan kebijakan menggunakan pesawat kelas ekonomi.

Saat ada karyawan yang harus tugas dinas ke luar kota atau ada keperluan bertemu klien di luar daerah, gunakan pesawat kelas ekonomi.

Menggunakan pesawat kelas ekonomi atau kelas lainnya sebenarnya bukan persoalan karena sama-sama mengantarkan sampai di tempat tujuan.

Nah, jika memang menggunakan pesawat kelas ekonomi membuat perusahaan Anda lebih menghemat pengeluaran, tentu kebijakan ini menjadi pilihan yang pas.

Untuk lebih menghemat, Anda dapat memesan tiket pesawat sebelumnya via online, melalui jasa traveloka, booking.com, tiket.com, nusatrip.com, wego.co.id atau website lainnya.

Bandingkan harga tiket pesawat dan pilih yang termurah dan berkualitas.

Buatlah aturan yang jelas untuk kebijakan ini, untuk siapa, kapan dan apa tujuan penerapan kebijakan serta sosialisasikan kepada semua karyawan sehingga mereka memaklumi dan menerima keputusan tersebut dengan baik.

3. Memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen

Biaya operasional perusahaan yang mengalami pembengkakan adalah penggunaan kertas untuk mencetak dokumen perusahaan atau surat-surat lainnya.

Nah, kebanyakan kertas terbuang karena yang dicetak bukanlah hasil keputusan, tapi masih dalam bentuk draf yang perlu ditelaah lebih lanjut.

Seluruh karyawan perlu menyadari bahwa pengeluaran yang tinggi disebabkan oleh penggunaan kertas yang kurang efisien.

Mintalah mereka memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen yang masih perlu didiskusikan.

Gerakan paperless juga dapat direalisasikan dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

Berikan draf dokumen dalam bentuk soft-file kepada karyawan sehingga mereka tidak perlu mencetaknya.

4. Mengurangi jumlah konsultan atau kontraktor

Jika Anda memiliki beberapa konsultan atau kontraktor yang merupakan outsource, Anda perlu mengkaji ulang peran mereka untuk kemajuan perusahaan Anda.

Seberapa pentingkah peran mereka dan seberapa besar dampak yang diakibatkan apabila jumlah mereka dikurangi atau bahkan ditiadakan?

Diskusikan dengan karyawan yang kompeten. Ingat, setiap keputusan pasti memberi Anda resiko, sekarang tergatung bagaimana Anda mengolah resiko tersebut agar tidak menimbulkan dampak negatif yang besar.

Lantas siapa yang dapat menggantikan pekerjaan karyawan outsource tersebut? Karyawan Anda.

Atur beban kerja karyawan Anda dan berikan tanggung jawab kepada karyawan yang berkompeten tetapi beban kerjanya masih kurang.

Jika Anda mampu melakukan pendekatan yang sesuai, karyawan Anda akan merasa bangga karena dipercaya mengemban tanggung jawab yang lebih.

Loading...

5. Mengatur waktu cuti karyawan untuk menurunkan biaya kerja lembur

Karyawan yang cuti dan meninggalkan pekerjaan yang seharusnya ia selesaikan dapat berdampak pada peningkatan kerja lembur.

Untuk itu, Anda wajib mengatur waktu cuti karyawan dan memastikan ia menyelesaikan pekerjaan sebelum mengambil cuti sehingga tidak ada biaya untuk kerja lembur yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.

Selain itu, mengatur waktu cuti karyawan dilakukan guna mengatur sehingga jumlah karyawan yang masuk masih dalam batas wajar.

Jangan sampai banyak karyawan yang mengambil cuti di satu hari sehingga hanya satu atau dua karyawan yang bekerja. Hal ini juga berdampak pada produktivitas perusahaan Anda.

6. Memperketat penggunaan listrik dan air sehari-hari

Biaya operasional lain yang dapat dihemat adalah listrik dan air. Periksa biaya listrik dan air yang biasa Anda keluarkan dalam beberapa bulan terakhir.

Jika Anda peningkatan yang signifikan, Anda perlu terjun langsung melihat penggunaan listrik dan air oleh seluruh karyawan.

Kemungkinan ada peralatan yang tidak digunakan namun tetap dalam kondisi on sehingga listrik terus mengalir, seperti AC, kipas angin, komputer, printer, dispenser, charger HP, dan peralatan elektronik lainnya.

Untuk penggunaan air, periksalah keran, pipa atau saluran air di perusahaan Anda. Apabila ada yang bocor, segera ganti agar air tidak terbuang.

Dalam hal ini diperlukan kesadaran seluruh karyawan untuk menghemat listrik dan air sehingga gerakan ini dilakukan oleh semua orang di perusahaan Anda.

7. Mencari barang alternatif untuk mengganti barang mahal

Pengadaan barang di sebuah perusahaan berdampak pada biaya pengeluaran yang tinggi. Apalagi jika barang yang dibeli adalah barang-barang impor.

Untuk menurunkan biaya pengeluaran, carilah barang lokal yang memiliki fungsi sama tapi lebih murah daripada produk impor.

Misalnya untuk pembelian kursi, meja dan furniture lainnya, Anda dapat memesan di pengrajin lokal namun pergunakan bahan yang berkualitas sehingga menjadi lebih murah.

Selain itu, jika Anda membeli barang elektronik seperti komputer, sebaiknya Anda mencari informasi tentang jenis-jenis komputer dan harganya.

Belilah komputer sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan Anda. Akan mubazir jika Anda membeli komputer dengan spesifikasi tinggi namun keperluannya hanya untuk mengetik dokumen atau surat.

8. Membatasi penggunaan internet yang tidak perlu

Selain listrik dan air, biaya operasional lain yang dapat dihemat adalah penggunaan internet.

Anda perlu mengevaluasi lebih lanjut apakah semua karyawan memerlukan akses internet dan berapa besar kecepatan/kuota internet yang diperlukan.

Jika memang tidak semua karyawan menggunakan internet, Anda pelu membatasi penggunaan internet. Berilah akses internet perusahaan kepada karyawan tertentu yang membutuhkan.

Selain itu, mengganti paket berlangganan dengan kecepatan/kuota yang lebih kecil dapat menurunkan biaya operasional. Namun, Anda harus tetap memperhatikan kebutuhan karyawan terhadap penggunaan internet.

Jangan sampai kebijakan membatasi internet malah membunuh produktivitas karyawan Anda.

9. Menghilangkan pelatihan yang tidak berguna

Mengadakan pelatihan untuk karyawan memang salah satu upaya memelihara aset perusahaan yaitu karyawan untuk meningkatkan profesionalitas dan kinerja karyawan.

Namun, jika pelatihan karyawan malah membuat biaya pengeluaran perusahaan membengkak, Anda harus segera mengambil kebijakan agar perusahaan tidak merugi.

Carilah cara-cara meningkatkan kinerja karyawan tanpa pelatihan. Apabila pelatihan itu harus diadakan, Anda dapat melakukan pelatihan secara internal yang berkualitas.

Pelatihan yang dilakukan dengan mengundang pakar ternama tidak bisa menjamin seratus persen karyawan Anda akan berkinerja dengan baik.

Memberi peluang kepada karyawan Anda yang kompeten untuk memberi pelatihan dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk tetap belajar dan bertumbuh.

10. Mengevaluasi penggunaan kendaraan perusahaan

Jika perusahaan Anda memiliki kendaraan dinas yang digunakan untuk menunjang distribusi produk atau kegiatan operasional lainnya, Anda perlu mengevaluasi penggunaan kendaraan tersebut.

Untuk dapat mengevaluasi dengan data yang akurat, Anda perlu meminta karyawan untuk mencatat penggunaan kendaraan perusahaan secara rinci seperti:

  • siapa yang menggunakan
  • untuk keperluan apa
  • kapan digunakan
  • tempat tujuan

Semakin sering digunakan, tentu semakin besar biaya bahan bakar yang dihabiskan dan semakin sering biaya service dan pergantian spare part diperlukan agar kendaraan perusahaan tidak rusak.

Nah, untuk meminimalkan biaya operasional terkait kendaraan, Anda perlu mengevaluasi catatan penggunaan kendaraan perusahaan.

Penutup

Menurunkan biaya operasional tidak dapat dilakukan oleh CEO, manajer atau pemilik perusahaan saja. Perlu adanya kesadaran dan kerja sama dari seluruh karyawan yang terlibat dalam kegiatan operasional tersebut.

Apabila Anda telah menetapkan kebijakan-kebijakan untuk menurunkan biaya operasional, tugas selanjutnya adalah membuat karyawan menyadari pentingnya melakukan penghematan dan merasakan manfaat dari penurunan biaya operasional.

Loading...

Artikel Terkait: